こんにちは、効率厨の心です。
仕事において「一生懸命働いているのに、なぜかいつも同じ問題で立ち止まってしまう」「気づけば同じような議論を何度も繰り返している」という状況に陥ることってありませんか？
私はこの状況をよく見かけるんですよ。
その根本原因は、能力の不足ではなく、仕事の進め方の仕組みにあると思っています。
曖昧な指示でなんとなく仕事を進め、ルールを明文化せず、感情論で議論を長引かせてしまう。
こうしたふわっとした仕事を排除し、業務を効率化するための仕組み化思考をお話しますね。
目的と方向性を最初に詰め、無駄を排除する
仕事が迷走する原因は、スタート時における目的と方向性の詰め不足にあると思います。
多くの人が、指示を受けたり課題を見つけたりした際、すぐに「どうやってやるか」という具体的な手段に飛びついてしまいます。
しかし、そもそも「何のために？」「どこを目指して？」行うのかが曖昧なまま走り出すと、途中でブレが生じます。
1.合意形成を最初に行う
着手する前に、目的（ゴール）と、そこに至るアプローチ（方向性）に関係者全員が納得している状態を作りましょう。
「このタスクの着地点は〇〇ということで合意してよいですか？」というワンクッションを挟むだけで、その後の手戻りは減少します。
2.やらなくていいことを決めて無駄を無くす
方向性が定まったら、次に行うべきは無駄の排除です。
効率化とは、新しいツールを導入することだけを指すのではありません。
「本当にこの作業はゴールに直結しているか？」を問いかけ、不要なプロセスを無くすことがスピードアップにつながります。
ルール化がないと戻る。戻りをなくす仕組み作り
どれだけ無駄を省き、効率的なプロセスを構築したとしても、それが数ヶ月後に元通りになっては意味がありません。
現場でよくある失敗が、その場のノリや口頭の約束だけで改善を終わらせてしまうことです。
「今回はこれでいきましょう」で終わらせてはいけません。
人の記憶は曖昧であり、メンバーの入れ替わりや時間の経過とともに、決めたはずの良い仕事の進め方は風化します。
そして、気づけば昔の非効率なやり方に戻っているという状態になります。
ルールが明文化されていない組織では、同じような問題が発生するたびに、ゼロから議論をやり直すことになります。
「これってどう処理すればいいんでしたっけ？」「前はこうやった気がするけど、今回はどうしようか」
こうした「またその話をしているな」と感じるやり取りってありません？
これを排除するためには、一度決めた最適なルートをルール（マニュアル、チェックリスト、自動化など）としてシステムに組み込む必要があります。
ルールとして残されていないものは、存在しないものであると認識しましょう。
ルールの不満ではなく、更新に切り替える
しかし、ルールを作ること自体が目的化してしまうのも避けるべきです。
状況の変化に伴い、かつて最適だったルールが、今ではただの足枷になっているケースもあります。
ここで重要なのは、過去のやり方に文句を言うのではなく、ルールをアップデートする話に切り替えるという姿勢です。
例①
・避けるべき議論（後ろ向き）
「このルール、めんどくさいですよね」
・推進すべき議論（前向き）
「現状の課題をクリアするために、ルールをどう書き換えるべきか？」
例②
・避けるべき議論（後ろ向き）
「なんでこんな古いやり方をしているんだ」
・推進すべき議論（前向き）
「このルールの目的を踏まえ、現代に合う新しい運用手順を探ろう」
このように、既存のルールに不都合が生じたら、それを愚痴るのではなく、ルールの修正案を議論する。
議論のレイヤーをルールの更新・最適化に置くことで、建設的かつスピ―ディーに業務改善が進むようになります。
感情を排除し、ロジックで組織を強くする
ここまでご紹介した仕組み化や業務改善を推進する上で、意識すべきマインドセットは、議論に感情を入れず、ロジックで会話するということです。
仕事のプロセス変更やルールの見直しを行う際、これまでのやり方にプライドを持っている人や変化を嫌う人からの反発をくらうことがあるでしょう。
ここで感情的にぶつかってしまうと、お互いにエネルギーを消耗し、本来の目的から逸れて人間関係の対立になってしまいます。
1.人ではなくコトに向き合う
「あの人の意見が気に入らない」ではなく、「このプロセスのどこにボトルネックがあるか」という事実（データ）に基づいて話を進めます。
2.ロジックは自分とチームを守る
ドライになる必要はありませんが、感情を一旦横に置き、ロジックを共通言語にすることが、自身とチームを消耗から守り、最短でゴールへ到達する方法です。
これらを頭において議論を進めましょう。
ふわっとした仕事を放置することは、組織の体力を奪い続ける慢性の病気のようなものです。
精神論で頑張るのをやめ、目的を詰める→ルールを作る→アップデートするというロジカルなアプローチを回す。
このアプローチを取り入れ、よりスマートで生産性の高い働き方を実現していきましょう。
【心（シン）の体験談】仕事が効率的に進まずに消耗していた
かつて私は、同じトラブルで立ち止まったり、「またその話か」という議論を繰り返していました。
当時の私は自分の能力不足を責めていましたが、原因は能力ではなく、仕事の進め方の仕組みにあったのです。
この悪循環を断ち切るため、私はふわっとした仕事をやめ、ロジカルな仕組み化へとシフトしました。
まず仕事の着手前に目的と方向性を詰め、着地点の合意を取ることで無駄な手戻りを排除。
さらに、一度決まったことは口頭で終わらせず、マニュアルやルールとして明文化して定着させました。
ルールに不都合が出た際も愚痴や感情論をやめ、「どうルールを更新するか？」という前向きな議論にしました。
人ではなく事実とロジックに向き合う働き方に変えたことで、チームの消耗は減り、生産性は向上しました。
頑張りという精神論を捨て、目的を詰めてルールを更新し続けることが、停滞を抜け出すカギだと確信しています。
ではまた！
